Le déménagement d’entreprise est une étape importante dans la vie professionnelle des salariés. Nous passons en moyenne 8 heures par jour sur notre lieu de travail, et nous sommes une espèce territoriale qui s’attache aux lieux qu’elle fréquente. Pas étonnant que pour certains, le déménagement de bureaux soit un véritable chamboule-tout psychologique. Mais rassurez-vous, déménager ses bureaux, c’est souvent comme tester Space Mountain pour la première fois : plus de peur que de mal. Voici quelques recommandations pour un déménagement de bureaux sans encombres.
De l’organisation en amont
Dans les déménagements particuliers, on n’attend pas la dernière semaine pour commencer à chercher des cartons. Dans un déménagement d’entreprise, c’est pareil. Il y a la partie technique et le transfert des postes à organiser mais aussi toute la partie administrative : résiliation du bail, des contrats d’énergie, la connexion Internet, les assurances, la caisse de retraite, l’URSSAF, le service des impôts, etc. Afin de ne rien oublier, commencez un cahier des charges environ 6 mois avant le départ est fortement recommandé.
6 mois avant le Jour J
- Contactez votre bailleur pour lui donner votre congé. Si vous souhaitez minimiser les frais, il vous faut donner un préavis exactement six mois avant le départ et à la fin d’une période triennale seulement
- Faites un audit de vos futurs locaux pour en estimer la capacité et vous poser les bonnes questions : y-a-t-il des travaux à effectuer ? Des contraintes liées à l’espace, l’accessibilité, la climatisation, le chauffage, etc ? Vaut-il mieux garder le mobilier actuel ou le remplacer par du neuf, etc ?
- Estimer le volume à déménager : cela permet d’obtenir un devis plus exact et de savoir précisément combien de cartons seront nécessaires, ainsi que les équipements (diables, sangles, m3 de papier bulles).
3 mois avant le Jour J
- Demander des devis auprès des différents prestataires (déménageurs, utilitaires, transfert du parc informatique) et assurer son déménagement en fonction du volume et du contenu à déplacer.
- Dans chaque pôle ou département de l’entreprise, nommer un(e) délégué(e) qui sera le relais entre la hiérarchie et les salariés au moment du déménagement.
- Communiquer sur le déménagement de la façon la plus transparente possible. Le changement de lieu leur est imposé, il est possible que cela affecte leur rythme de vie et leurs conditions de travail.
- Entamer les démarches pour les éventuels travaux à réaliser. Ici encore, contactez plusieurs prestataires et comparer les prix.
2 mois avant le Jour J
- Vous devez rendre vos locaux dans l’état où vous les avez reçus. Si des réparations ou des remises en état (peinture, moquettes, vitres, plafonds…) sont à faire, c’est le moment de s’en soucier.
1 mois avant le Jour J
- Informez les organismes et prestataires concernés de votre changement d’adresse :
- les fournisseurs d’énergie (EDF, Engie, etc) ;
- le fournisseur d’accès à Internet et l’opérateur téléphonique ;
- la sécurité sociale ;
- l’URSSAF ;
- la caisse de retraite ;
- les abonnements à la presse ;
- les distributeurs de boissons, fournisseurs de papiers, etc.
- Demander le transfert de votre ligne téléphonique dans les nouveaux locaux, et le raccordement de chaque poste au réseau local. Vous pouvez contacter un professionnel du déménagement de parc informatique qui se chargera de débrancher, transférer et reconnecter tous vos équipements.
- Commencer à trier.
- Mettre en place un système de marquage et d’étiquetage adaptés pour les cartons.
Une fois toutes ces étapes terminées, le plus gros du déménagement sera fait. Pour simplifier la tâche à vos salariés, distribuez-leur à chacun une feuille de route personnelle, indiquant toutes les informations utiles pour le jour J : les consignes, les affaires à prendre avec soi, les transports en communs à proximité, les endroits où se garer et déjeuner, la pièce où son nouveau poste est situé…
Enfin, assurez-vous avant de quitter les lieux que le ménage est fait, dans les anciens locaux et dans les nouveaux.
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